Notion: La última aplicación de productividad que vas a necesitar

Abr 2, 2019 | Productividad | 0 Comentarios

  • Salomón: Hola a todos
  • Todos: Hola Salomón
  • Salomón: Bueno yo vengo a este grupo de ayuda porque tengo que confesar que soy adicto, soy adicto a la organización y la productividad :O

Bueno con ese pequeño abrebocas te doy una mirada de lo que vamos a hablar aquí: organización y productividad.

Como te he dejado ver, soy un maniático de estas dos cualidades, con ellas he logrado optimizar mis esfuerzos, mejorar resultados y sobre todo, ganar dinero.

En mi búsqueda perpetua por mantenerme organizado y tener un workflow que funcione eficientemente, descubrí Notion.

Para resumir, Notion es un aplicación todo en uno pero de verdad verdad.

Muchísimas aplicaciones prometen deshacerse de todas las aplicaciones de productividad que hay en el mercado (que son un montón) pero está realmente lo hace.

LITERALMENTE puedes mandar a la mierda a todas tus aplicaciones de gestión de proyectos, comunicación de equipos, bases de datos, notas, wikis y pare usted de contar.

Esta aplicación es increíble y va a reemplazar a al menos un puñado de las aplicaciones que utilizas en este momento, aunque no es perfecta, tengo que decirlo pero eso vamos a dejarlo para lo último.

Empecemos por dar un recorrido por las que considero las mejores características de Notion:

1. Loop Infinito de Contenido

Esta fue la funcionalidad que me atrapó en 1er lugar de Notion. Con la mayoría de aplicaciones de notas, puedes categorizar y crear tags pero, casi nunca es suficiente y sobre todo se siente forzado.

En cambio, con Notion, puedes crear páginas dentro de páginas de forma ilimitada y que se pueden organizar de la forma en que lo desees y no en la forma en que la aplicación lo disponga.

Dentro de esas páginas además puedes poner lo que te de la gana, no solo páginas, es decir, cada nueva página es una carta en blanco para hacer lo que te provoque y esa clase de libertad no tiene comparación.

2. Formatos de contenido prácticamente ilimitados

Cuando sigues explorando Notion, te das cuenta que prácticamente no hay nada que no puedas ingresar en él (hasta parece un sistema operativo).

Documentos, texto, imágenes, bases de datos, listas, desplegables, links y código, son solo algunos de los formatos de los que te hablo.

Y en este sentido el código merece una mención especial, porque parece que a las aplicaciones de productividad y notas se les olvida que estos son lenguajes ampliamente utilizados en la actualidad.

Pero Notion, los tuvo en cuenta y permite una cantidad amplia de lenguajes para ingresar dentro de la aplicación.

Además, si hablamos de listas y demás, no podíamos olvidarnos de los recordatorios, cosa que la aplicación no deja por fuera. Con solo escribir @remind podrás insertar un recordatorio donde y cuando te provoque.

Por último, si hablamos de estilos, Notion admite títulos en formatos hasta heading 3, negritas, cursivas, cambiar el color de la letra e insertar link dentro de palabras.

3. Bases de datos made simple

Te lo digo sin que me quede nada por dentro y sin pena alguna: no se usar excel de forma avanzada.

Y eso mi amigo es un problema serio, siempre me ha parecido que utilizar excel es fundamental pero, es complicado de aprender las fórmulas y la forma de trabajar del programa.

Notion resuelve ese asunto bastante bien.

Puedes crear desde bases de datos sencillas hasta sistemas de gestión completos en la aplicación y todo funciona con un sistema simple de añadir y drag n’ drop.

Además, siempre tienes la posibilidad de agregar diferentes vistas a un estilo de base de datos, de modo que en una cuadrícula puedes tener información que se despliegue también en forma de calendario, lista, galería o tablero.

Esto te permite visualizar información de formas distintas con un par de clics, ahorrando una cantidad absurda de tiempo.

4. Relaciones infinitas e ilimitadas

Otra de las características que descubrí tempranamente y que me hicieron amar esta aplicación fue la posibilidad de relacionar absolutamente cualquier contenido.

Con solo colocar un @ tendrás acceso para «etiquetar» a cualquier página, persona o elemento de una base de datos en cualquier sitio.

Esta versatilidad permite relacionar de forma ilimitada cualquier cantidad de contenidos de las más diversas formas, es decir, literalmente sólo estás limitado por tu creatividad.

Esta funcionalidad me ha permitido crear flujos de trabajo mucho más eficientes porque no tengo que buscar colocar toda la información en un solo sitio, sino que puedo simplemente enlazarlo y con un solo clic ya estaré en donde quiero estar.

Como no hay límites de este enlace sin importar la profundidad a la que se encuentre la información, una vez más, Notion hace que ahorre una cantidad absurda de tiempo al no tener que estar navegando buscando contenido.

5. Miembros, Invitados y trabajo en equipo

Creo que mi entusiasmo se ha hecho notar bastante pero créeme, no es nada comparado con la emoción que sentía cuando recién la descubrí y mis 1eras «víctimas» fueron mis amigos cercanos.

Necesitaba que todo el mundo supiera lo INCREÍBLE que es esta aplicación y sobre todo, necesitaba que ellos la utilizaran porque teníamos proyectos que podían beneficiarse de ello.

Notion permite el trabajo en equipo de forma similar a como lo hace Google Docs pero con un extra que añade una especie de funcionalidad de chat que en mi opinión funciona mejor que utilizar una aplicación de chat entre equipos.

Básicamente, cualquier contenido puede comentarse y dentro de ese comentario puedes etiquetar a un miembro o invitado (o una página).

Además, Notion permite dentro de las cualidades de las páginas añadir un comentario general de esa página que puede ser utilizado como chat de un tópico específico, de este modo, en vez de tener toda clase de información regada en un chat (a menos que uses slack) puedes utilizar esta funcionalidad.

Por supuesto, la aplicación permite diferentes niveles de usuarios: Miembro e Invitado. Un miembro tiene acceso a todo el espacio de trabajo o una mayoría de este espacio, mientras que un invitado solo tiene acceso a una página especifica y sus subpáginas (de tenerlas). A los invitados puedes asignarles capacidades como solo ver o editar. Para tener una gestión mas amplia de los miembros como por ejemplo: limitar capacidades y agruparlos, tendrás que adquirir la versión premium.

6. ES HERMOSA

Soy diseñador y tengo que decirlo: Notion es hermosa a nivel estético y eso es algo que la mayoría de aplicaciones de productividad no tienen en cuenta.

Es realmente agradable para el ojo utilizar la aplicación: suficiente espacialidad, iconos sencillos, la posibilidad de escoger tres tipos de tipografías (serif, san serif o robótica), emojis estándar y todo en blanco/gris (a menos que uses el modo oscuro, que también lo tiene por cierto).

Es casi imposible que tu vista se canse al utilizar la aplicación, la navegación como ya he comentado es super intuitiva y todo puede ser arrastrado de un lado a otro.

7. Es casi gratis

Por último pero no menos importante, Notion es casi casi gratis.

Obviamente, ello tienen que hacer dinero con esto pero te complacerá saber que puedes utilizarla de forma ilimitada y sin restricciones en dispositivos móviles.

Para la versión web y de escritorio, tienen varios precios pero aún así puedes utilizarla de forma completa hasta alcanzar los 1000 bloques de contenido (¡Que es bastante!).

Si necesitas mas de eso tendrá un costo de $4/Mes para el Plan Personal que solo puede tener un miembro (pero ilimitados invitados) y $8/mes por miembro para el Plan Equipo, si tienes un equipo de trabajo muuuy grande o quieres usar Notion para tu empresa (que es muy grande), puedes comunicarte con ellos para que te armen un plan corporativo.


Espero que hayas podido notar lo increíble que es esta aplicación y que te hayas decidido a utilizarla, de verdad, no te vas a arrepentir.

A pesar de que creo que Notion es lo máximo y que ninguna aplicación en el mercado actual la supera, si hay cosas que creo pueden mejorar/añadir y te las voy a decir porque quizás estas sean un deal breaker para ti:

1. Bloqueo de Seguridad

Desde el primer momento esta es una de las funcionalidades que más me hace falta en Notion.

Yo soy muy celoso con mi información y realmente apreciaría muchísimo tener la posibilidad de que antes de abrir la app me pida una contraseña, la huella o lo que sea.

2. Scaner

A veces, ingresar información en Notion se hace tedioso por el volumen de la misma. Poder escanear y que la aplicación lo transforme en texto común sería algo INCREÍBLE. Aunque ninguna aplicación de productividad hace eso en este momento (creo), pienso que añadiría una funcionalidad asombrosa y que facilitaría aún más su uso.

3. Enlace con Google Calendar

Posiblemente como yo, muchos usuarios utilicen Notion para organizar su día a día y una cosa que extraño es la posibilidad de que se enlace con mi calendario de google y que este también me recuerde y utilizar todas las funciones de Google Calendar.

Esta es una función fuertemente solicitada por los usuarios aparentemente, o al menos, eso pude ver cuando estaba investigando si se podía enlazar, lo que sugiere que seguramente veremos esta funcionalidad añadida pronto.

4. Sitios – Google Maps

Otra funcionalidad que me parece enriquecería muchísimo la app y que tiene que ver con Google, es la posibilidad de agregar ubicaciones en la app, creo que complementará mucho los usos que se le pueden dar al bloque de calendario.

Si es cierto que puedes ingresar el link de Google Maps sin problemas o hacer un embed con el link en donde va a aparecer más o menos la ubicación pero, además de lo tedioso de tener que salir de la app, no me parece que se muestre de la forma más idónea de esta manera.


Ya sabes lo bueno y lo no tan bueno de Notion, obviamente no es una aplicación perfecta pero en mi opinión no vas a conseguir nada mejor en el mercado, así que al menos vale la pena intentarlo no crees?

Por último quiero decirte que si tienes problemas para organizarte, ser productivo o incluso utilizar la aplicación, tengo una persona que puede ayudarte a mejorar, ¡Escríbeme sin pena!

El Backstage

Es una newsletter semanal con contenido propio y curado sobre productividad, diseño, negocios, marketing y la vida misma.

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